تتاح الإجراءات والخدمات الخاصة التالية للمندوبين من كبار الشخصيات. للاطلاع على التفاصيل الكاملة، يرجى الرجوع إلى الرسالة المعممة CL-22/27.
إجراءات خاصة لتسجيل المندوبين رفيعي المستوى
يجب على جميع المندوبين رفيعي المستوى التسجيل عبر الإنترنت باستخدام نظام التسجيل عبر الإنترنت. ويمكن بدلاً من ذلك لمسؤول الاتصال المعني بالتسجيل (RFP) أن يسجِّل مندوبين رفيعي المستوى (الوزراء وعناصر الحماية القريبة منهم، وغيرهم من المندوبين والسفراء على المستوى الوزاري) نيابةً عنهم من خلال منصة الموافقة على التسجيل لدى مسؤول الاتصال المعني بالتسجيل باختيار مؤتمر المندوبين المفوضين لعام 2022 ثم “تسجيل المندوبين رفيعي المستوى” (“Register High-level Delegates”).
ويرجى العلم بأن على جميع المشاركين المسجَلين، بمن فيهم الشخصيات المهمة، تقديم تفاصيل جوازات سفرهم عند ملء استمارة التسجيل عبر الإنترنت التزاماً بالمتطلبات الأمنية.
ويجدر بالذكر أن هذه الخدمة تقدَّم لتسهيل تسجيل الشخصيات المهمة كي تشارك حضورياً. وهي لا تزودها تلقائياً بحساب مستعمل لدى الاتحاد، المطلوب للتوصيل عن بُعد بالجلسات الافتراضية، ولا بالنفاذ إلى الوثائق عبر خدمة تبادل معلومات الاتصالات (TIES). ولا بد من حساب مستعمل فردي لدى الاتحاد ومن التسجيل عبر الإنترنت لجميع المندوبين، بمن فيهم الشخصيات المهمة، ممن يرغبون في المشاركة عن بُعد.
الوصول والمغادرة في مطار هنري كواندا الدولي
ستتاح مكاتب الترحيب والمعلومات في مطار هنري كواندا الدولي أثناء الوصول ضمن منطقة حزام الأمتعة، وسيشار إليها بيافطات خاصة. وتمكن إقامة نقاط تفحص مخصصة لتدقيق في جوازات السفر المشاركين في مؤتمر المندوبين المفوضين لعام 2022، إذا لزم الأمر، خلال فترات ذروة الوصول والمغادرة. وستتاح للمندوبين من حَمَلة جوازات السفر الدبلوماسية نقطة تفتيش دبلوماسية للقادمين والمغادرين وسيضع البلد المضيف بروتوكولاً خاصاً للترحيب بكبار الشخصيات.
صالة كبار الشخصيات بالمطار
ستتاح صالة كبار الشخصيات في المطار، الموجودة في مبنى منفصل، لشخصية مهمة واحدة حصراً من كل وفد عند وصولهم ومغادرتهم. والمندوب ذو الشخصية المهمة المرحَّب به من خلال صالة كبار الشخصيات في المطار سيُستقبَل عند باب الطائرة وسيُنقل إلى الصالة بالسيارة (يمكن نقل الشخصية المهمة + راكب واحد كحد أقصى إلى الصالة). وممثل/منسق بروتوكول البلد المضيف، وكذلك ممثلو السفارة، في حال حضورهم، سيرحبون بكبار الشخصيات في الصالة. وسيصار إلى التعامل مع تدقيق جوازات السفر واسترداد الأمتعة من خلال خدمات صالة كبار الشخصيات في المطار. يشجَّع المندوبون من كبار الشخصيات الذين يطلبون خدمة صالة كبار الشخصيات في المطار على استخدام وسم/ملصَق أمتعة مميز أو صورة إلكترونية ليسهل على موظفي المطار التعرف عليها. وسيتاح نموذج الوسم/الملصَق عند تأكيد الخدمة من بروتوكول البلد المضيف.
ولضمان توفر هذه الخدمة، يجب تقديم خط سير الرحلة والمعلومات الأخرى ذات الصلة بالشخصية المهمة الواحدة من كل وفد يطلب خدمة صالة كبار الشخصيات في المطار في أقرب وقت ممكن، وفي موعد أقصاه 10 سبتمبر 2022، إلى جهة الاتصال المعينة لدى البلد المضيف،السيد ألكساندرو إيون إينوناتشيسكو (protocolP22@ ancom.ro). وللقيام بذلك، يرجىإدراج المعلومات المطلوبة في الاستمارة المتاحة عبر الإنترنت من خلال حساب مستعمل لدى الاتحاد ذي حقوق نفاذ إلى خدمة تبادل معلومات الاتصالات (TIES).
والسفارات في بوخارست التي ستلتقي وترحب بوزيرها توصى بطلب تصريح لدخول صالة كبار الشخصيات في المطار، قبل 48 ساعة، من خلال الاتصال عبر البريد الإلكتروني protocolP22@ancom.ro لتقديم أسماء الموظفين والسائقين وأرقام لوحات المركبة/المركبات الرسمية من أجل النفاذ إلى الصالة. وبالنسبة لكبار الشخصيات الذين يصلون عن طريق الرحلات الجوية الخاصة، ينبغي الحصول على أذونات التحليق والهبوط وإبلاغها من خلال القنوات الدبلوماسية المناسبة. وعلى الوفود إجراء الترتيبات اللازمة بشأن الخدمات الأرضية. وبالنسبة للمغادرة، ينبغي أن يحضر جميع كبار الشخصيات إلى المطار قبل ساعتين من موعد الإقلاع المقرر لاستكمال جميع الإجراءات الرسمية.
وسائل نقل المندوبين من كبار الشخصيات
ستقدَّم خدمة النقل لجميع أعضاء الوفود المعتمَدين من المطار إلى الفنادق الموصى بها، ومن الفنادق الموصى بها إلى مكان المؤتمر. ويمكن العثور على قائمة الفنادق الموصى بها عبر الرابط https://bucharestpp22.gov.ro/accommodation
ستقدَّم وسائل نقل خاصة لرؤساء الدول أو الحكومات، وفق البروتوكول الوطني وتدابير درء المخاطر الأمنية المعمول بها.
ويرحَّب بتقديم السفارات والقنصليات في بوخارست وسائل النقل لوزرائها المشاركين. وعند الطلب، وبالنسبة لشخصية مهمة واحدة من كل وفد، ستقدَّم سيارة وسائق معينان طوال مدة إقامتهم خلال مؤتمر المندوبين المفوضين لعام 2022. وتبدأ هذه الخدمة عند الوصول إلى صالة كبار الشخصيات في المطار وتنتهي عند مغادرتها (انظر أعلاه). وينبغي أن يرد الطلب من خلال الاستمارة المتاحة عبر الإنترنت من خلال حساب ستعمل لدى الاتحاد يتمتع بحقوق نفاذ إلى خدمة تبادل معلومات الاتصالات (TIES) أو أن يوجَّه الطلب إلى جهة الاتصال في البلد المضيف عبر البريد الإلكتروني:protocolPP22@ancom.ro.
نفاذ كبار الشخصيات إلى مركز المؤتمرات
ستتاح نقطة إنزال/استقبال لكبار الشخصيات ومنطقة انتظار محدود للسيارات في المداخل الرئيسية إلى موقع المؤتمر. كإجراء أمني، يتعين على جميع المشاركين من الشخصيات المهمة، باستثناء كبار الشخصيات المهمة، ارتداء شارة ذات صورة واستخدام معدات مسح شارة الأمن عند الوصول إلى موقع المؤتمر. ويحتاج جميع المشاركين أيضاً إلى حمل بطاقة هوية وطنية أو وثيقة سفر رسمية ذات صورة، في حالة طلب أمن الموقع رؤية بطاقة هوية ثانية. وسيتاح النفاذ السريع عبر منطقة الفحص الأمني للشخصيات المهمة باستخدام مشبك وقلادة العنق المميزين.
صالات وقاعات اجتماعات كبار الشخصيات المهمة والشخصيات المهمة
للحضور من رؤساء الدول/الحكومات، ستتاح صالة لكبار الشخصيات المهمة ذات تدابير خاصة ومقيدة. وستتاح صالة للشخصيات المهمة ذات نفاذ مقيد للمندوبين من الشخصيات المهمة.
وسيتاح عدد محدود من قاعات الاجتماعات الثنائية للشخصيات المهمة. ستكون طلبات قاعات الاجتماعات الثنائية الخاصة على أساس أسبقية التقديم وستخضع لقيود زمنية (يمكن حجزها لفترات زمنية تتراوح بين 30 و90 دقيقة، ولطلبين غير متتاليين لكل وفد في اليوم كحد أقصى) ولتأكيد مسبق من بروتوكول الاتحاد الدولي للاتصالات. ويرجى من الوفود أن ترسل طلبات الحجز الخاصة بها مسبقاً عن طريق ملء استمارة الحجز التي ستتاح عند الطلب، أو مباشرة في مكتب البروتوكول في مكان انعقاد المؤتمر. لمزيد من المعلومات، يرجى الاتصال بالسيد ماريو كاسترو غراندي في خدمة بروتوكول الاتحاد، (protocol.service@itu.int).
أحداث مخصصة لكبار الشخصيات المهمة والشخصيات المهمة ينظمها البلد المضيف
سيستضيف البلد المضيف سلسلة من الأحداث لكبار الشخصيات المهمة والشخصيات المهمة بما في ذلك:
يوم الأحد، 25 سبتمبر، مائدة مستديرة وزارية بالإضافة إلى حفل موسيقي كلاسيكي مخصص وحفل كوكتيل في المركز الثقافي الروماني (/https://www.fge.org.ro/eng).
في صباح يوم الجمعة، 30 سبتمبر، لقاء رفيع المستوى تحت شعار “تعزيز تمكين المرأة وقيادتها في الاتحاد الدولي للاتصالات” ووجبة إفطار للتواصل مع الاتحاد الدولي للاتصالات وأستراليا في قصر البرلمان.
Iفي مساء الثلاثاء، 4 أكتوبر، عرض موسيقي مخصص وحفل كوكتيل في دار أوبرا بوخارست الوطنية (https://operanb.ro/?lang=en).
ويرجى العلم بأن التشريفات والخدمات للشخصيات المهمة قد تخضع للتغيير نتيجة ما يستجد من معلومات وتغييرات في متطلبات العملية وتيسر الموارد.
