Los eventos sociales (pausas para el café, recepciones para el almuerzo o vespertinas) en la PP-22 son ocasiones muy apreciadas en las que los participantes establecen conexiones, amplían sus redes de contactos y descansan entre las distintas reuniones de la Conferencia. Celebrar un evento social ofrece a los Estados Miembros y otras partes interesadas una oportunidad única de departir con las delegaciones con fines de sensibilización y promocionales.
El Servicio de Protocolo de la UIT mantiene y coordina un calendario de dichos eventos para informar a los Estados Miembros y demás participantes de la Conferencia. Las partes interesadas que planeen la celebración de un evento social deben coordinarse primero con el Servicio de Protocolo de la UIT antes de fijar definitivamente la fecha y hora del evento social propuesto.
El Servicio de Protocolo de la UIT facilitará, en la medida de lo posible, la identificación de los horarios disponibles y servirá de intermediario para evitar cualquier posiblle coincidencia, así como para facilitar los datos de contacto locales para la reserva de salas de recepción y otros servicios conexos (cátering, transporte, etc.). Los turnos de reserva se confirmarán por orden de solicitud.
Por cortesía, debe evitarse la planificación de eventos sociales durante el horario oficial de reuniones para no afectar a los trabajos de la Conferencia. También es costumbre reservar, a título exclusivo, la primera tarde de la PP-22 para la Recepción de bienvenida del País Anfitrión, para que ningún otro organizador celebre una recepción esa tarde.
Debe enviarse una copia de la invitación, indicando si el evento está abierto a todos los participantes o si la participación está restringuida a la dirección protocol@itu.int para su aprobación. Téngase en cuenta que en las tarjetas de invitación o cualquier otro material para el evento no deberá figurar el logo de la UIT, ni deberán incluirse referencias o signos evidentes que puedan sugerir o intuir que la UIT respalda el evento. El Servicio de Protocolo de la UIT no distribuirá invitaciones en papel o formato electrónico. Las listas de asistencia, de haberlas, serán gestionadas por el organizador del evento.
En el sitio web del programa de la PP-22 (acceso TIES) se publicará y actualizará el calendario de eventos sociales y la información conexa. El programa diario de eventos sociales se anunciará en las pantallas del recinto de la Conferencia y por el Secretario de la reunión que preceda a cada evento.
A excepción de este servicio, la UIT no asumirá la responsabilidad logística o de otro tipo de los eventos sociales. La logística y organización de los eventos será responsabilidad excluisiva del organizador de cada evento.
Si desea más información sobre los eventos sociales durante la PP-22, diríjase a protocol@itu.int.