Протокольные мероприятия и культурная программа (перерывы на кофе, обеды/вечерние приемы) в рамках ПК-22 являются весьма заметными событиями, позволяющими участникам общаться, налаживать связи и отдыхать между сессиями в ходе работы Конференции. Проведение протокольных мероприятий предоставляет Государствам-Членам и другим заинтересованным сторонам уникальную возможность взаимодействия с делегациями, повышения осведомленности и достижения рекламных целей.
Служба протокола МСЭ ведет и координирует график таких мероприятий для информирования Государств-Членов и других участников Конференции. Заинтересованные стороны, планирующие протокольное мероприятие или культурную программу, должны сначала связаться и скоординировать свои действия со Службой протокола МСЭ, прежде чем приступать к окончательной подготовке предлагаемого протокольного мероприятия и культурной программы к определенным дате и времени.
Служба протокола МСЭ будет оказывать помощь, насколько это возможно, в определении доступного времени и выступать в роли посредника, с тем чтобы избежать возможных конфликтов графика, а также будет предоставлять местную контактную информацию по вопросам бронирования мест проведения мероприятий и других сопутствующих услуг (питание, транспорт и пр.). Резервирование времени будет подтверждаться в порядке поступления заявок.
В порядке проявления уважения к участникам следует избегать планирования протокольных мероприятий и культурной программы во время официальных рабочих сессий, с тем чтобы не влиять на работу Конференции. Также первый вечер ПК-22 принято резервировать исключительно для приветственного приема принимающей страны, чтобы ни один другой организатор мероприятия не проводил прием в этот вечер.
Копия приглашения с указанием того, открыто ли мероприятие для всех, или это мероприятие ограниченным участием, должна быть направлена по адресу protocol@itu.int для утверждения. Просим принять к сведению, что пригласительные карточки и другие материалы протокольных мероприятий и культурной программы не должны помечаться логотипом МСЭ или иными очевидными ссылками и символами, которые могли бы вызвать предположение или даже привести к заключению о том, что МСЭ поддерживает данное мероприятие. Протокол МСЭ не будет распространять бумажные или электронные приглашения. Рассылка приглашений, если потребуется, должна осуществляться организатором мероприятия.
Информация о протокольных мероприятиях и культурной программе будет размещаться на веб-сайте ПК-22 (необходима учетная запись TIES). Ежедневный график протокольных мероприятий и культурной программы будет представлен на экранах в месте проведения конференции, и о мероприятиях и будет объявляться в день их проведения секретарем предшествующего собрания.
За исключением этой услуги, МСЭ не будет отвечать за материально-техническое обеспечение или другую подготовку протокольных мероприятий и культурной программы. За это отвечает исключительно организатор каждого мероприятия.
По всем вопросам, связанным с протокольными мероприятиями и культурной программой во время ПК-22, просьба обращаться по адресу protocol@itu.int.
