A continuación se describen los procedimientos y servicios a disposición de los delegados de alto nivel (VIP). Puede encontrar más información en la Carta Circular CL-22/27.
Procedimientos especiales para la inscripción de delegados de alto nivel
Todos los delegados de alto nivel (VIP) deben inscribirse en línea utilizando el sistema de inscripción en línea. Alternativamente, el Coordinador de Inscripciones (RFP) puede inscribir en su nombre a los delegados de alto nivel (ministros y escoltas, otros delegados de nivel ministerial y embajadores) a través de la plataforma de aprobación de inscripciones del RFP, seleccionando la Conferencia de Plenipotenciarios de 2022 y luego “Inscribir a delegados de alto nivel”.
Tenga en cuenta que, para cumplir con los requisitos de seguridad, todos los participantes inscritos, incluidos los VIP, deben facilitar los datos de su pasaporte al rellenar el formulario de inscripción en línea.
Hay que señalar que este servicio se presta para facilitar la inscripción de las personalidades a efectos de su participación presencial. No les proporciona automáticamente una cuenta de usuario de la UIT, necesaria para conectarse a distancia a las sesiones virtuales, ni el acceso de TIES a la documentación. Para todos los delegados, incluidas las personalidades, qaue deseen participar a distancia, es obligatorio desponer de una cuenta de usuario de la UIT y de una inscripción en línea.
Llegadas y salidas en el Aeropuerto Internacional Henri Coandă
En el Aeropuerto Internacional Henri Coandă se habilitarán mostradores de bienvenida y de información durante las llegadas, dentro de la zona de cintas de equipaje, indicados con carteles especiales. De ser necesario, durante los periodos de máxima afluencia de llegadas y salidas, se podrán establecer puntos de control de pasaportes específicos para ellos. Para los delegados con pasaporte diplomático, se habilitará un punto de control diplomático para las llegadas y salidas. El país anfitrión establecerá un protocolo especial para recibir a los VVIP.
Sala VIP del aeropuerto
La sala VIP del aeropuerto, que se encuentra en uan terminal separada, sólo estará disponibe para una persona VIP por delegación a la llegada y a la salida. El delegado VIP acogido en la sala VIP del aeropuerto será recibido en la puerta del avión y transportado a la sala en un vehículo (un máximo de un VIP +1 podrá ser transportado a la sala). Un representante/enlace de protocolo del país anfitrión, así como representantes de la embajada, si están disponibles, recibirán al VIP en la sala. Los servicios de la sala VIP del aeropuerto se encargarán del control de los pasaportes y de la recogida del equipaje. Se recomienda a los delegados VIP que soliciten el servicio de la sala VIP del aeropuerto que utilicen una etiqueta/adhesivo de equipaje distintivo o una imagen fotográfica electrónica para facilitar la identificación por parte del personal del aeropuerto. Se facilitará un modelo de etiqueta/adhesivo tras la confirmación del servicio por parte del Servicio de Protocolo del país anfitrión.
El itinerario y y demás información pertinente de una personalidad por delegación que solicite el servicio de la sala VIP en el aeropuerto debe proporcionarse lo antes posible, y a más tardar el 10 de septiembre de 2022, al Coordinador designado del país anfitrión, Sr. Alexandru Ion Ionașcu (protocolPP22@ancom.ro), con el fin de garantizar la prestación de este servicio. Para ello, rellene con la información requerida el formulario en línea accesible mediante una cuenta de usuario de la UIT con derechos de acceso a TIES.
Se recomienda a las embajadas en Bucarest que vayan a reunirse y recibir a su ministro que soliciten autorización para acceder a la sala VIP del aeropuerto, con 48 horas de antelación, poniéndose en contacto con protocolPP22@ancom.ro indicando los nombres del personal, el conductor y las matrículas de los vehículos oficiales para poder acceder a la sala. En el caso de las personalidades que lleguen en vuelos privados, deberán obtenerse los permisos de sobrevuelo y aterrizaje e informarse de ellos a través de los canales diplomáticos apropiados. Las delegaciones tendrán que tomar las disposiciones necesarias para los servicios en tierra. Para las salidas, todas las personalidades deben estar presentes en el aeropuerto dos horas antes del despegue programado para realizar todos los trámites.
Transporte para delegados VIP
Se proporcionará un servicio de transporte para todos los miembros acreditados de la delegación desde el aeropuerto hasta los hoteles recomendados y desde los hoteles recomendados hasta la sede de la Conferencia. La lista de hoteles recomendados se encuentra en la dirección https://bucharestpp22.gov.ro/accommodation.
Se establecerá un transporte especial para los Jefes de Estado o de Gobierno, según el protocolo nacional y las medidas de riesgo de seguridad aplicables.
Las embajadas y los consulados en Bucarest pueden proporcionar transporte a sus ministros participantes. Previa solicitud, y para una persona VIP por delegación, se proporcionará un coche y un conductor designados durante su estacia en la PP-22. Este servicio comienza a la llegada y termina a la salida en la sala VIP del aeropuerto (véase más arriba). La solicitud debe hacerse a través del formulario en línea al que se accede con una cuenta de usuario de la UIT con derechos de acceso TIES, o bien dirigiéndose al Coordinador del país anfitrión: protocolPP22@ancom.ro.
Acceso al centro de conferencias para VIP
En las entradas principales del recinto de la Conferencia habrá un punto designado para dejar/recoger a los VIP y una zona de espera limitada para los vehículos. Como medida de seguridad, todos los participantes VIP, a excepción de los VVIP, deberán llevar una tarjeta de identificación con foto y utilizar el equipo de escaneo de tarjetas de seguridad para acceder al recito de la Conferencia. Todos los participantes deberán llevar consigo también un documento nacional de identidad o un documento de viaje oficial con fotografía, por si la seguridad del lugar de celebración solicita una segunda pieza de identificación. Los VIP que lleven el distintivo y el cordón de seguridad podrán atravesar la zona de control de seguridad por una vía rápida.
Salas VVIP y VIP y salas de reunión
Para los Jefes de Estado/Gobierno asistentes se habilitará una sala VVIP con medidas especiales y restringidas. Se pondrá a disposición de los delegados VIP una sala con acceso restringido.
Se pondrá a disposición de las personalidades un número limitado de salas para reuniones bilaterales. Se responderá a las solicitudes de salas de reuniones bilaterales privadas por orden de llegada y su utilización tendrá un tiempo limitado (pueden reservarse para intervalos de entre 30 y 90 minutos y cada delegación podrá solicitar, como máximo, dos intervalos no consecutivos por día). Deberá recibirse la conirmación del Servicio de Protocolo de la UIT. Se ruega a las delegaciones que envíen sus solicitudes de reserva con antelación rellenando un formulario de reserva que se pondrá a disposición previa solicitud o directamente a la Oficina de Protocolo del lugar de celebración de la Conferencia. Si desea información adicional, diríjase al Servicio de Protocolo de la UIT, Sr. Mario Castro Grande (protocol.service@itu.int).
Eventos para VVIP y VIP organizados por el país anfitrión
El país anfitrión organizará una serie de eventos para VVIP y VIP, que incluyen:
El domingo 25 de septiembre, una Mesa redonda ministerial, así como un concierto de música clásica y un cóctel en el Ateneo Rumano (https://www.fge.org.ro/eng/).
En la mañana del viernes 30 de septiembre, un Panel de alto nivel sobre el “Fortalecimiento del empoderamiento y el liderazgo de las mujeres en la UIT” y un desayuno de creación de redes, junto con la UIT y Australia, en el Palacio del Parlamento.
En la noche del martes 4 de octubre, espectáculo musical y cóctel en la Ópera Nacional de Bucarest (https://operanb.ro/?lang=en).
Tenga en cuenta que las atenciones y los servicios para las personalidades podrán modificarse en función de toda nueva información, de cambios en los requisitos de tramitación y de los recursos disponibles.
